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Das Büro des Oberbürgermeisters sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (m/w/d) des Oberbürgermeisters

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A 7 BayBesG. bzw.
EG 7 TVÖD

 
Image Wochenarbeitszeit:
40 bzw. 39
Wochenstunden
   
Image Starttermin:
ab sofort

Das Büro Oberbürgermeister ist zentrale Schnitt- und Verbindungsstelle zwischen Oberbürgermeister, Stadtrat, Stadtverwaltung und den Bürgerinnen und Bürgern sowie der Presse. Das Büro Oberbürgermeister ist mit zuständig für die Organisation und inhaltliche Vorbereitung der Termine des Oberbürgermeisters in Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachbereichen. Weitere Themenschwerpunkte sind die Betreuung politischer Gremien, das Aufgabengebiet „Stadtrepräsentation“ (u.a. mit Städtepartnerschaften sowie Ehrungen bzw. Jubiläen) oder das Aufgabenfeld „Projektmanagement“ (z.B. Eröffnungsveranstaltung Allgäuer Festwoche, Neujahrsempfänge). Außerdem ist die Pressestelle im Büro des Oberbürgermeisters angesiedelt, genauso die Öffentlichkeitsarbeit der Stadt Kempten (Allgäu).

AUFGABEN

  • Assistenzaufgaben für den Oberbürgermeister, u.a.:
      - Führen von Telefonaten
      - Überwachung der Wiedervorlagen
      - Aktenführung und Führung des Aktenplans (auch digital)
      - Postbearbeitung
      - Empfang und Weiterleitung des Parteiverkehrs
      - Verfassen von Schreiben und Briefen einfacher Art
  • Adressverwaltung für den Oberbürgermeister
  • Mitarbeit bei der Vorbereitung und Abwicklung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen
  • Ansprechpartner/in für Anfragen aller Art von Bürgerinnen und Bürgern, Stadträtinnen und Stadträten sowie aus der Verwaltung 
  • Ansprechpartner/in für das Ratsinformationssystem
  • Protokollführung in den Sitzungen des Stadtrates sowie Vor- und Nachbereitung

VORAUSSETZUNGEN

  • Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Fachprüfung I für Verwaltungsangestellte oder Beamtin/Beamter der 2. Qualifikationsebene (früher: mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst); auf diese Stelle können sich auch Mitarbeiter/innen bewerben, die derzeit den Fachlehrgang I für Verwaltungsangestellte besuchen oder bereit sind, ihn zu absolvieren.
  • Umfassende PC-Kenntnisse mit der Bereitschaft, sich in Fachprogramme einzuarbeiten sowie Schreibfertigkeit
  • Hohe Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
  • Organisationsgeschick, Kommunikationsfähigkeit, teamorientiertes Arbeiten
  • Freude am Umgang mit Menschen, hohe Dienstleistungsorientierung
  • Schnelle und verlässliche Arbeitsweise
  • Identifikation mit der Stadt
  • Vorteilhaft wäre Praxiserfahrung im Bereich Assistenz bzw. Sekretariat

Sollten Sie keine der als erforderlich deklarierten Qualifikationen besitzen, sich jedoch aufgrund Ihres beruflichen Werdegangs (z.B. bei abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung)  als geeignet sehen, bewerben Sie sich sehr gerne dennoch. Ggf. müssten Sie sich zu entsprechenden Nachqualifizierungen (z.B. Beschäftigtenlehrgang I) verpflichten und die tarifvertragliche Eingruppierung kann sich ändern.

Als Arbeitgeber im Dienste der Gemeinschaft schätzen wir die Vielfalt unterschiedlicher persönlicher Eigenschaften. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen unabhängig von Ihrer Herkunft, geschlechtlicher Identität, gesundheitlichen Einschränkungen, Religionszugehörigkeit oder der Wahl des partnerschaftlichen Lebensmodells.

Wenn Sie die Stadtverwaltung mit Ihrer Arbeitskraft unterstützen möchten, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung bis zum 04.12.2022.


UNSER ANGEBOT 

Faire monatliche Vergütung
nach TVöD bzw. BayBesG. 
Arbeit zum Wohle der Gemeinschaft 
Jahressonderzahlung & Leistungsprämie 
30 Tage Jahresurlaub bei              5-Tage -Arbeitswoche 
Vermögenswirksame Leistungen
Zusätzlich finanzierte Altersvorsorge
krisensicherer Arbeitsplatz
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Arbeitsplatz im Stadtgebiet
    Intranet Online-Bewerbung